看到吳學展倡議「友善社交」從使用「分享」按鈕取得「傳送截圖」開始，讓我想到一些有趣的經驗。
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過去的工作經驗裡，曾服務過一位非常不擅長使用數位工具的長官，我到單位的第一天，囑咐我的工作項目裡就包含協助使用數位工具，那時候看的一頭霧水。後來實際工作的時候，讓我大感意外。
這位長官知道 Google Maps 的存在，手機裡面也有安裝 Google Maps ，但他不了解如何操作，似乎也沒有能力學習。每次出差之前，他會要我用 Google Maps 製作「路線圖」，然後列印成紙本。
更妙的是，這位長官知道 Google Maps 有「街景」功能，所以他要求把每個轉彎的路口畫面都截圖起來，畫上箭頭，讓他在現場可以比對正確的方位，避免走錯路。
另外我也看過一些長輩，會先將電腦文件列印出來，再拍照傳給其他人，因為他們不知道如何在電腦上使用「截圖」功能，不知道該怎麼把「文件」變成「可以直接傳送的照片」。
數位工具畢竟只是工具，如果我們要的只是牆壁上的洞，而拿石頭砸跟拿電鑽鑽都可以的時候，電鑽沒有比較有智慧。
而數位工具的學習門檻，遠比我們想像的複雜。就像使用電鑽的人，至少還要懂得把插頭插上插座，但對於 18 世紀的人來說，可能不具有這樣的觀念。但 18 世紀的人未必代表落伍、沒智慧。他們需要的是幫他們補足數位工作的思維而已。
科技一直在進步，必須銘記我們隨時也會落伍。
因此要推廣數位工具，「使用工具」本身並不是重點，重點是讓他人擁有「數位思維」。
許多人在說明數位化的好處，都只會想到「方便攜帶」、「好儲存」等特性，但紙張未必不方便攜帶，有時候手機可能比筆記本更容易毀損，資安風險也更高，畢竟筆記本只要藏好，沒有其他人可以讀取筆記本上面的機密資訊。
畢竟「方便攜帶」、「好儲存」都還是再強調數位「工具」，而非「數位」本身。
因此數位化的好處，應該要強調如何發揮「傳統工具」做不到的事情。
跟傳統工具相較，數位工具最重要的特色是「自動化」及「串連」，前者其實是工業時代以來，人們透過科技發展一直希望機器取代人力的事情，因此只有後者，才是數位時代帶來真正的變更。不過電腦及網路的發展，讓自動化變得更普及，一般人也可以做得到，因此還是有時代的意義。
- 簡化步驟：重複的動作，與其自己做，不如思考如何交給機器來做。
舉例來說，我曾經用「Excel」寫書狀，因為某案當事人曾高達12人，但基礎事實一樣，因此絕大部分的段落都在說明「原告OOO與被告約定月薪為O元，工作起始日為O年O月O日，迄至離職日止年資為O年O日（請參O證勞動契約），依法得請求資遣費O元」，結構固定，只有資料部分須按照個別當事人填入，一般人會選擇複製貼上12次後慢慢改，但是我將當事人的資料整理為表單後，利用Excel函數，就直接讓Excel跑出12段填好資料的說明。不僅節省時間，也避免貼錯發生後續的困擾。
回到一開始幫長官做地圖的案例，其實「規劃路線」這個工作也是大量重複的工作，全由 Google 代勞，可惜的是，長官沒有心力學習使用。 - 連結資料：利用數位工具使資訊相互串連，讓我們看到更大的世界。
在真實世界中，資訊是附著在實體的紙張上，資訊跟資訊之間自己無法串連，資料的串接要靠人腦。
例如開庭行程，律師需要知道的是這禮拜有那些開庭行程，但案件當事人想要知道的則是自己的案件過去開過幾次庭，這些資訊都可以透過整理法院的「開庭通知」得知，但「開庭通知」只有一張，沒有辦法同時整理成兩本冊子，一本給律師，一本給當事人，除非複印一大堆，但這樣又很浪費。透過數位工具，資訊是儲存在資料庫裡面，透過「標籤」等功能，可以讓資料彼此串接，並以符合當下需求的情境檢索。
收到「開庭通知」後，透過標記開庭日期跟時間，律師可以檢視近期開庭行程，並標記當事人名稱，讓當事人只檢索跟自己有關的文件，也就是說，一個數位資料庫，可以讓大家用符合自己需求的方式來歸納裡面資料。
在法白的工作裡，「Podcast錄音行事曆」上面同時整理好「腳本」、「存放錄音檔的雲端硬碟連結」及「社群文案」等資料，負責不同工作的人，在同一個地方都可以找到自己所需的資料，但這些資料其實是存放在不同的資料夾內。 - 同步協作：一起編輯一份文件。
在實體世界裡，如果公文在我手上，長官就不能批核公文，一定要發文出去才行，但一旦發文出去，我就沒有機會再修改這份文件，這時候就會遇到一些刁鑽的長官，以「大寫『臺』」、「沒有排版好」等無聊理由把公文退回。而在網路世界裡，透過網路及雲端，大家可以同時編輯同一份文件。因此數位工具的概念下，應該要拋棄「你修我改」的思維，大家可以用更平等的方式，一起同時完成工作，這樣才會有效率，也減少來來回回的溝通成本。
從上面的概念延伸到日常生活中的小細節，我們會發現，用「截圖」傳送資訊，實際上仍然是把傳統工作思維帶到數位時代，並不是數位時代工作的思維，因為「截圖」既無法同步協作，也無法連結任何資料。這樣的行為，跟把地圖剪下來拿到郵局寄出去是完全沒有兩樣的，差別只在於速度比較快而已。
在數位時代的思維下，我們要先思考想要用「截圖」傳送的資訊究竟為何？如果是「Google map 地圖」，實際上位置資訊已經儲存在「GoogleMap」雲端上，我們只需要提供地標連結給對方，對方就可以自己連上「GoogleMap」查到位置資訊，並進一步取得附隨在「GoogleMap」上，例如「評價」、「營業時間」、「路線」等相關資訊。
此外，對方也可以地標存入自己的「GoogleMap」帳號，未來供自己使用，像是我自己的帳號內就有各種不同主題的地圖，例如「餐廳」、「酒吧」、「法院」等。但是截圖容易沉入相簿大海，檢索整理很不方便，久了根本就會忘記。
如果你還是覺得很複雜的話，我再簡化成兩句話
（1）如果一直反覆重複的動作，你應該停下來想想：這件事能不能讓電腦來做
（2）如果要傳送資料給別人，你應該停下來想想： 與其複製一份給對方，不如放一份在雲端再給對方連結，讓彼此共用一份檔案。
要讓自己愛上數位工具，就要先鍛鍊自己的數位工作思維，看看自己是不是一直把傳統工作的思維帶到數位時代，這樣跟穿越到現代的古人，其實沒有太大的不同，雖然你也是有智慧的人，但工作能力不夠智慧，蠻可惜的。
